Merkblatt: Maturaball - Unterstützung des Ballkomitees

(Stand: 11 / 2025)

Liebes Ballkomitee!

Die Organisation eines Maturaballs ist ein spannendes Projekt – aber auch ein komplexes Unterfangen, das rechtlich, organisatorisch und finanziell gut durchdacht sein will. Dieses Merkblatt soll dem Ballkomitee, insbesondere jenen Mitgliedern ohne Vorerfahrung, einen kompakten Überblick über die wichtigsten Grundlagen geben.

Damit Sie rechtlich abgesichert und organisatorisch gut vorbereitet sind, enthält dieses Dokument viele relevanten Informationen zur Rechtsform, Haftung, Kosten, sowie die Zusammenarbeit mit dem Elternverein und zur Haftungsübernahme, Vorfinanzierung und Hilfestellungsmöglichkeiten, vorausgesetzt diese werden benötigt und gewünscht.

Grundlegendes

• Ein Maturaball ist keine offizielle Schulveranstaltung.
• Es gibt daher keinen Schulstempel und keinen offiziellen Sponsoren-Vordruck seitens der
  Schule. Sponsorenbestätigungen müssen eigenständig erstellt werden.

Ballkomitee

• Besteht zumeist aus mehreren Personen.
• Mindestens eine volljährige Person (Schüler:in oder Elternteil) ist zwingend erforderlich
• Bei rechtlicher Vertretung durch den Elternverein ist eine formelle Mitgliedschaft des EV Kenyongasse im Ballkomitee notwendig.
• Alle Entscheidungen (Verträge, Budget, Zahlungen etc.) sind gemeinsam im Komitee abzustimmen.
• Das Ballkomitee gilt als Veranstalter des Balles, ausgenommen wenn Sondervereinbarungen greifen.

 

Welche Rolle spielen Eltern und Erziehungsberechtigte für das Ballkomitee?

• Eltern und Erziehungsberechtigte können gerne unterstützend und beratend mitwirken, sollen aber nicht hauptverantwortlich handeln.
• Ausgenommen hiervon sollte nur die Situation sein, in der ein Erwachsener als Vertretung für ein Ballkomitee, dem ausschließlich minderjährige Schüler:innen angehören, nach außen als unterschriftsberechtigte Person auftritt.
• Eine Übernahme des kompletten finanziellen Risikos oder der Projektleitung durch Eltern und Erziehungsberechtigte sollte ausdrücklich nicht seitens des Ballkomitees erwartet werden.
• Ebenso sollte eine vollständige Vorfinanzierung durch Eltern nach Möglichkeit vermieden werden, wenn sich andere Lösungen anbieten.

Rechtlicher Rahmen: Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GesbR)

• Das Ballkomitee bildet automatisch eine GesbR. Diese Gesellschaftsform tritt idR auch nach außen hin als Veranstalter für das Gesamtevent auf. Für Behörden, AKM, Versicherungen und Besucher ist immer das Ballkomitee der erste Ansprechpartner und Haftungsträger. Caterer und Locationbetreiber sind nur Lieferanten/Dienstleister, welche ausführend und im Auftrag manche Rechte und Pflichten des Veranstalters übernehmen. 
• Diese GesBR ist voll rechtsfähig, jedoch nicht im Firmenbuch eingetragen, d.h. alle – mündlich wie schriftlich – mit einem volljährigen Mitglied des Ballkomitees geschlossenen Verträge, gelten als zwischen Vollkaufleuten abgeschlossen.
• Alle Mitglieder haften solidarisch und unbeschränkt, auch mit ihrem Privatvermögen zur ungeteilten Hand.
• Ab der (für einen Maturaball sehr theoretischen) Grenze von 700.000 €Jahresumsatz wäre sogar eine Bilanzierung Pflicht. Dies stellt aber keine Haftungsobergrenze dar.
• Weitere wichtige Informationen zur steuerlichen Lage und - insbesondere - zur Gemeinnützigkeit  sind unter https://www.bmf.gv.at/themen/steuern/spenden-gemeinnuetzigkeit/H%C3%A4ufig-gestellte-Fragen-zu-Vereinen-%E2%80%93-Gemeinn%C3%BCtzigkeit-und-Registrierkassenpflicht/info-steuerliche-behandlung-maturabaelle.html zu finden!
   
  

Elternverein & Haftung

• Vorauszahlungen (z. B. Location, Kaution, etc.) sind primär vom Komitee / den Vertragsnehmer:innen selbst zu leisten.
• Eine finanzielle Beteiligung, Vorschusszahlungen, Bürgschaften oder Haftungsübernahme durch den Elternverein ist nur nach formellem Vorstandsbeschluss möglich.

• Voraussetzung dafür:
• Rechtzeitige Kontaktaufnahme, in bereits abgeschlossene Verträge kann (und sollte) in der Regel nicht eingegriffen werden.
• Realistischer Businessplan
• Vorlage aller relevanten Vertragsunterlagen.
• Rückführung etwaiger Gewinne an den Elternverein zur zweckgewidmeten Verwendung für Schüler:innen.
• Je nach Vereinbarung auch Vorabüberweisung etwaiger Beträge zur treuhänderischen Weiterleitung (z.B. Sponsorengelder zur Vorfinanzierung).

Finanzierung & Kosten

• Beispielhafte Verpflichtungen und Kosten welche gerne unterschätzt oder übersehen werden:

       (Richtwerte, keine Fixbeträge und 
        keinesfalls vollständig aufgezählt)

• AKM: Je nach Programm, individuelle Berechnung nötig (z. B. AKM-Onlinerechner). Schätztwerte ohne Gewähr zumindest 1.500 €, eher 2.000 bist 3.200 €, je nach Teilnehmer:innenzahl usw.
• Kaution: Abhängig vom Veranstaltungsort notwendig.
• Veranstalterausfallsversicherung & Haftpflichtversicherung: Dringend empfohlen, ersetzt teilweise die Kaution.
• Veranstaltungsanmeldung bei der Gemeinde Wien: Verpflichtend spätestens ab 
          300 Personen, teilweise früher. Vor allem festlegen wer meldet (Ballkomitee, 
          EV,  Veranstalter...) https://www.wien.gv.at/wirtschaft/gewerbe/technik/veranstaltungswesen/index.html
• Unfallversicherung für Gäste und Helfer:innen: Dringend empfohlen.

Datenablage für übermittelte Unterlagen

Wir verwenden als Elternverein einen Ihnen zugewiesenen zentralen Dokumentenordner, um etwaige Unterlagen zu erhalten und zu verwalten. Nach einer Übermittlung von Unterlagen, ersuchen wir Sie, diese nur nach Rücksprache mit uns auszutauschen oder zuverändern. Die Dateiablage ändert sich  je nach Veranstaltung. Bitte nicht auf Vorjahresordner zurückgreifen! Verwenden Sie die Ihnen von Elternverein zugewiesene Plattform zur zentralen Ablage aller relevanten Dokumente.  Nur so bleiben alle Beteiligten informiert und handlungsfähig.

Kommunikation & Koordination

Bitte alle Komiteemitglieder mit vollständigen Kontaktdaten (inkl. E-Mail) an den Elternverein melden, wenn dieser unterstützen soll.

Ansprechpartner:innen

Obleute und Kassier:innen, siehe EV-Team. Kontaktdaten: siehe Fußzeile

Hinweis

Dieses Informationsblatt dient der Unterstützung und ersetzt keine juristische Beratung. Alle Angaben sind sorgfältig geprüft worden, es kann allerdings keinerlei Haftung oder Vollständigkeitsanspruch abgeleitet werden. Bei Unsicherheiten bitte rechtzeitig Kontakt mit fachkundigen Stellen aufnehmen.